1.1 总体目标
    政府办公系统的总体目标为：覆盖政府办公业务管理全过程，使政府办公实现网络化、信息化、图形化和自动化，达到一流的现代化政府管理水平和办公效率。

为实现这个总体目标，我们从三个方面对它具体化：

1、管理功能目标：实现办公业务管理的功能，包括日常办公业务的处理、管理层的控制与监督、决策层的决策支持、信息服务。

2、工程建设目标：支撑政府办公系统的网络平台、操作系统、数据库系统的建设要体现先进性、实用性、长效性，同时要充分利用现有的资源。

3、技术性能目标：数据和应用的分布存放和集中管理（或远程管理）、完善的安全保密措施、办公流程的自动化、系统的开放、界面的统一和多样性（支持图象、声音等多媒体应用）。

2.系统总体设计
2.1 总体设计原则
    政府办公系统的设计、规划和建设是一项涉及计算机、网络、通讯等多种技术的系统工程。为此，我们确立了如下的系统设计指导思想：

    根 据国际信息技术发展趋势以及国内办公系统建设的实际情况，围绕政府办公系统建设的需求，综合运用先进的信息技术，从纵横两个层面设计政府办公系统的总体框 架。在总体框架下进行系统设计，力求系统技术上的安全可靠性、先进性，经济上的合理性，应用上的实用性、规范性、适应性及实施上的可操作性。

2.2 系统网络结构
    政府办公系统的总体规划必须本着全面规划的原则，要从政府全面电子化建设的目标出发来对系统进行统一规划，最大限度的保护用户投资。

    综合考虑政府全面电子化建设的长远目标，从网络体系结构来看，政府办公系统是一个四级广域网结构：整个系统结构的设计按照政府办公业务的流程和需求，在政府的信息中心建立全市的控制(数据)中心，围绕控制(数据)中心，建立包括政府、区县级政府、街道（乡、镇）在内的三级网络，其中政府和区县级政府网络组成政府骨干网。政府各个业务部门为节点组成的局域网（LAN）作为整个网络系统的第一级，连接到市信息中心；下属的各区县政府围绕各自的信息中心，以各个业务部门为节点，分别组成分支机构一级的局域网（LAN）作为整个网络系统的第二级，通过信息中心与政府信息中心相连接；各个街道（乡、镇）（局域网LAN或单机）是整个网络系统的第三级，与各自所属区县政府的信息中心相连；企业和个人通过Internet与政府或区县政府的信息中心连接。这样就组成了结构清晰、层次分明的四级网络。整个系统的网络结构实际上是集成了多个局域网和大量工作站点的庞大的、复杂的广域网（WAN）。它可以与本地其它机构的系统互联，互相传递和交换信息，实现整个政府办公系统数据信息的高度共享。

2.3 系统体系结构
应用体系结构如下所示：

2.3．1 应用软件组成
应用软件是直接面向客户提供服务和管理的平台，可分为数据交换平台、政府办公业务子系统、网上服务子系统、多媒体子系统、决策支持子系统、监控和维护子系统等五部分。

数据交换平台

数据交换平台定义了政府各内部应用系统、下属机构应用系统以及外部系统之间的进行数据交换的协议、格式等标准，真正实现政府数据的电子化管理。

监控和维护子系统

监控和维护子系统在数据交换平台的基础上提供对整个系统的监控和维护的功能，包括监控系统的运行状态和性能、字典参数等维护等等。

政府办公业务子系统

政府办公业务系统包括公文、档案、会议、设备等的管理，目前主要针对政府办公业务进行规划。

网上服务子系统

网上服务子系统主要包括INTERNET服务，将使政府工作的社会服务窗口拓展到INTERNET和自动电话应答上，企业和个人不仅能通过办公业务系统与政府进行，还可以通过INTERNET及电话获得更方便的服务，用户可以通过INTERNET及电话查询公告信息、了解相关政策、缴纳各种费用、投诉等等。语音及INTERNET服务系统是政府办公业务手段的扩充，它将以质的飞跃彻底改变政府办公的手段并大大提升服务于社会的政府形象。

信息服务系统主要实现电子邮件、电子公告板、网上论坛、电子传真等等。

多媒体子系统

为政府办公提供多媒体服务，包括视屏广播、桌面会议、声讯服务、多媒体查询、多媒体提示等功能。

决策支持子系统

辅助决策子系统将逐步建立在数据仓库、OLAP等技术上，为各级业务人员和领导提供各种数据汇总、数据分析和图表功能，为决策人员提供政策分析，为政府决策提供数据基础。

2.4 实现模型

3.应用软件功能设计
3.1 政府办公业务子系统
3.1.1 公文管理
公文处理是整个办公系统的重要组成部分，它包括从公文的起草与编辑成文、发文（收文）、流转与会签、存档，实现公文处理的“自动一体化”。公文处理系统将通过计算机与网络实现如下目标：

• 实现日常收文与发文的登记存档；
• 支持各类电子文本格式的公文、图像格式公文（包括扫描图像）、WWW页面、声音文件；
• 具有统一的发文格式。建立各类发文模板，实现公文的统一管理；
• 自动记录公文“进”和“出”的时间；
• 具有完备可靠的权限管理与安全加密机制。通过用户身份验证、存取级别控制、加密与电子签名、工作流技术，严格控制公文流转程序及不同级别用户的参阅范围。

公文处理系统的功能主要包括收文管理、发文管理和公文审批三部分：

• 收文管理：实现收文办理过程从文件签收、登记、分发、拟办、传阅、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁的全过程的自动化。
• 发文管理：实现发文办理，从拟稿、核稿、会签、送审签发、编号打印、用印、登记和分发等全过程的自动化；对多种载体形式的文件、档案、资料如文字、图纸、声像等，进行有效的处理与管理。
• 公文审批：实现拟稿、流转设置和逐级审批等。系统中流转文档的正文部分可以采用与Word集成的版本控制和痕迹跟踪。流程中每个用户对正文的修改以不同的颜色显示，当用户将鼠标移动到修改文字上方时会显示修改者的用户名和修改日期。在文档打印时，可选择是否打印修改痕迹。此外，系统还可保存正文的不同版本。

3.1.2 会议安排
会议管理包括从会议酝酿起草开始的会议起草，经会议审批、会议通知、会议签到、会议记录，直到整理会议纪要的全过程。

• 会议起草：包括起草会议议题与内容、与会人员、会议日程安排、会议地点与食宿安排。结果由本部门领导审批。
• 会议的起草人在选择与会人员时能够查看这些人在会议召开期间是否空闲，以作出合理的会议安排。同时系统具有自动查找与会者空闲时间及推荐会议时间的功能。
• 会议审批：会议审批是指经过部门起草并由部门领导审批的会议起草的结果，由主管领导批阅，主管领导可对会议起草的内容进行修改或补充。
• 会议通知：会议通知是将经过起草与审批的文本生成通知文本，发放到与会人员或部门，由其填写回执。对于出现在邮件列表中的人员，自动通过电子邮件通知，要求回复。

同时，系统在所有内部与会人员的“日程安排”中自动加入相应的会议安排。与会人员从“个人事务”中打开会议通知后即可看到详细的会议安排情况。在会议召开后，生成会议纪要供与会者查阅。

• 会议签到：记录到会的与会人员，并记录为其安排的住房。
• 会议记录：在会议召开过程中记录会议的内容。
• 会议纪要：包括记录会议纪要与决议，由经办部门审批并交主管领导批阅。批阅后的会议纪要要归档，可根据用户级别查询。

3.1.3 个人事务
个人事务处理包括个人文档、电子邮件、日程安排、通讯录、今日工作、记事本（工作日志）等功能。

• 今 日工作：今日工作是用户处理日常工作事务的主要场所，所有要发送的公文、该自己签字的公文，经过答复的会议申请、传阅件、会议通知、值班安排、催办通知等 等都在此处理。它将完成如下功能：可以处理别人提交给您的所有收公文审批请求、文件传阅、会议通知等，也可以参与各种讨论；可以自动保留由其它子系统或模 块（如：日程安排）中的未办事物；按照系统的设定，提前提醒自己该办的事务；可切换到其他相应模块中，处理完相应待办事务后，再切换回来；在自己的待办事 务项界面中查询待办工作项目，从而有选择、有侧重地处理不同的工作内容，方便用户进行工作管理，提高工作效率；如果您没有禁止邮件催办，还可能收到系统发 来的催办邮件，催促您尽快处理已超过处理期限的收文和公文。
• 领 导批签：根据收发文等其它模块的工作流程，实现领导对其主管业务类的请示催办件、会议决议等内容进行批阅及会签。要求：可定时或及时以某种方式（声音提示 或屏幕提示）提示领导有等待批阅的公文到达，并显示公文的标题；可采用电子签名或手写板输入的方式作为领导签名的方法。
• 工作周报：根据系统设置，通过今日工作，自动生成个人每周的工作汇报和总结，自动提交相关的领导查看批阅。
• 文字处理： 与WORD等软件连接，进行文字处理；将OA系统中的数据导出成WORD文档或某一种指定格式的文件，以便于对其进行加工处理。
• 报表处理：与EXECL等软件连接，进行报表处理，将OA的某些数据以电子报表的形式进行直观的显示。
• 个人文档：个人文档库与公文管理系统紧密相连。用户可起草公文，当用户定稿后可通过个人文档库提供的操作功能进入公文流程。
• 电子邮件：调用电子邮件系统实现邮件的制作、发送、接受、阅读、回复、已读自动回复、广播、查询、保存等功能。
• 通讯录：用于管理个人的通讯信息，可以通过通讯资料实现邮件发送、自动拨打电话等。
• 名片夹： 高级的个人名片管理家，对其中存放的名片，按一定的条件进行查询、修改、删除等。
• 收藏夹：收集并管理一些电子文件资料、网上资料等。
• 日程安排：采用日历方式直观地安排个人的日程活动，包括会议邀请、纪念日、接待等。通过选择年、月、日来浏览自己的日程安排，并可以按两天、一周等方式进行页显示。要求：活动安排可以及时变更；对有冲突的活动安排发出提示并提出相应建议。
• 记事本（工作日志）：用于记录与管理有用的个人信息（备忘录、日记、草拟稿等），提供如下功能：
  建页——创建新页面，可在页面上嵌入文档、简报、图像等，可在页面上编辑文字。
  信息分册——可按照不同的信息类型进行组织，形成分册，自动生成目录，以便查询。
  发布信息——利用电子邮件，向相关部门或相关人员发布信息。
• 信息查询：按照一定的信息归类，由相关责任人周期性将各业务部门所分管的业务报表、工作安排、工作总结汇报等信息整理成文，发往信息发布的部门，信息发布的部门将其制成网页，供相关人员查询。
• 手写签名：在政府OA系统中可以方便地集成第三方的产品，实现如下的痕迹保留功能：对公文的全文进行手写批注并留下批注痕迹，可以根据不同批注人的批注进行分层查看；实现动态的手写签名功能。

3.1.4 计划总结
每一个人或者部门都可以起草一份计划或者总结，授权其它部门和个人，特别是作为领导者的个人查看以对工作进行监督。

3.1.5 档案管理
按照有关部门的规定，对各类文件资料进行归档管理，按照库、类、卷的组织方式进行归类存档，能进行编目立卷、目录查询、借阅管理、统计、分类、打印等功能，并实现全文检索。

• 提供和公文管理部分的自动接口，实现办理完毕公文自动转入档案中相应的位置。
• 案卷格式要采用符合国家标准的格式，可直接打印案卷封面、卷内目录、案卷目录、文件目录、借阅登记薄等信息。
• 每一份档案均可设置其保密属性，读者可以在网上查询档案目录，查到的档案文件如果属于公开性质的档案，可以直接看到相应的正文内容，无须档案管理部门的批准；如果属于非公开性质的档案，需要向档案管理部门提出申请，经有关责任人同意后方可查询。
• 为档案管理人员提供催还和收回等借阅监控功能；自动列出超期借阅的档案，对超期借阅者发出催还通知，也可直接收回超期借阅的档案。
• 对成批的文件进行组卷、入卷、出卷、排序、对调等工作。
• 对成批的卷实行合卷、拆卷、卷间对调等工作。
• 对已到期限的档案进行销毁，包括计算机销卷，产生销毁目录。

3.1.6 设备设施管理
设备设施管理包括图书资料管理、会议室管理、办公用品管理、车队管理等内容，其中：

• 图 书资料管理：可以对图书资料的入库登记、查询书目、电子借阅或预订阅进行计算机管理，同时对长期读者及临时读者的基本情况进行计算机管理。入库登记将记录 每一本图书资料的编号、类别、名称、出版社、著者、内容提要、出版日期。读者的基本情况将记录有读者的名称、借书证编号、兴趣与爱好。系统将记录读者每次 查阅的图书分类，如果有这方面的新图书或资料，可以自动向读者发送电子邮件通知。可以查询指定的图书资料是否有库存或在哪些读者手中。可以向超期未还的读 者发送催还通知。
• 会 议室管理：对会议室的基本情况以及会议室的预约、借用进行计算机管理。会议室基本情况将记录有房间号、房间名称、座位数、主要设施情况、管理人员等；会议 室的预约情况将记录有预定房间号、预订部门、预订人员、预订时间区间等；会议室的借用将记录房间号、借用部门、联系人员、借用时间区间。房间的基本情况查 询与预定都可通过电子邮件办理。
• 办 公用品管理：对办公用品的入库、盘点以及办公用品的预订、领用、盘点进行计算机管理。系统可设置某种用品的最大、最小库存量，当库存超出这个范围时自动报 警。同时系统也可对单位领用数量进行限制，当领用超限时报警。对暂时没有的办公用品，可以登记需要情况，一旦有需要的办公用品，可以自动发送电子邮件通 知。
• 车辆管理：对现有车辆的基本情况（汽车牌号、型号、制造厂家、制造日期、购置日期等信息）、车辆出车情况（当前出车以及以前用车信息）、司机基本情况（姓名、年龄、性别、驾龄等信息）通过计算机管理，各部门可以通过计算机及网络查询出车情况，可以提交用车申请。
• 固定资产管理。

3.1.7 情报管理
情报管理用于管理情报工作。

3.1.8 信访管理
信访管理系统主要用于处理信访工作。可以登记信访内容，并可以根据用户的需要将信访进行流转，结果登记，归档，数据查询及统计等。

3.1.9 人事管理
对政府内部员工的人事档案、职务分配、假期分配及薪酬等基本信息进行维护、查询，包括在职人员档案资料、离退休人员管理、离职人员档案、考勤管理和薪资管理等。

3.1.10 财务管理
管理政府的财务，可考虑与现有系统或第三方系统接口。

3.2 网上服务子系统
3.2.1 公共信息服务
为 系统的全部用户提供一个信息共享、建议、投诉、学习、服务和寻求帮助的场所，同时也提供宣传政府形象的窗口，包括公告栏、电子论坛、政府大事记、政府简介 及政府领导分工信息、值班安排、网址列表、列车时刻表、航班等功能。内部人员可以按照其使用权限进行信息查询；对外为社会上所有可以上因特网的用户提供公 开信息、办事程序、工作进度等的查询，以体现公开、公平、公正的原则。

• 最新内容
     发布最近更新过的主要内容的标题、摘要等，通过超连接可查阅详细内容。
• 政府简介
     用于在网上发布政府及主要领导介绍，设置如下的功能：介绍政府的基本概况（机构设置、历史沿革、领导成员等）、领导分工信息、领导个人主页等；通过动态图像的方式介绍政府的面貌。
• 政府大事记
     大事记用于记录政府的重要事件，并定期归档备查。可设置如下的功能：建立大事记查询日志，记录并保存网上员工查看大事记的记录；按时间次序对大事记进行分类、排序，以便对这些记录增、删、改、查。
• 新闻及天气预报
• 公交信息
• 地区概况
• 地区史志
• 地区年鉴
• 电子论坛
     为 所有或者一组授权的使用者对某问题提供了一个动态交流、研讨的场所，用户可以在这里发表文章和阅读文章。由负责这项事务的责任人员在网上提出讨论的主题， 获得网上员工对这个主题的议论。这里可以设置如下的功能：开始一个新的主题讨论，由责任人员创建新的主题文档；网上员工对当前讨论主题进行答复，答复的方 式可以使用匿名；对某些主题文档定期归档；依据专题、时间、发布人等对论坛信息进行查询；可对论坛文章内容进行关键字过滤，删除信息，或恢复被删除的信 息；可就论坛信息进行跟贴、讨论。
• 公告栏
     用于网上发布公告、通知、启示的场所，这里将设置下列功能：网上员工在规定的权限范围内发布单位及个人的公告信息，但发布的信息需经有关责任部门批准后才可查阅；建立公告查询日志，记录并保存网上员工查看公告的记录。
• 意见箱
• 网上投票
• 电子期刊
     为的内部电子刊物，用于收集国内外相关部门的综合信息，如基本情况、政策法规、国内外电话区号与邮编、列车时刻、飞机航班等。收集到的信息由专门的责任人员进行加工整理，随时或编写成期刊定期发布，供网络上所有的人阅读。电子期刊可以按权限或级别自由订阅。
     通过邮件列表系统实现用户网上订阅电子邮件、电子杂志：系统将通过邮件列表管理用户，用户可根据权限自行订阅；用户可以使用订阅、查询、退订、修改邮件地址等服务。
• 政策法规
     将国家政策、法律法规、内部规章制度等内容分门别类加以收集整理，制成WEB网页，各网点按照主页提供的菜单查询，以便指导各部门的工作。
• 通讯录
     将与本单位有关的机构或个人的电话、邮编、地址等信息按照地域组织到一起，可进行查询。
• 车船航班时刻
     将有关火车、轮船、飞机航班的时刻加以收集整理，制成WEB网页，各网点按照主页提供的菜单查询。
• 网址列表
     提供一个向大家推荐的Internet网址（连接）列表。
• 区号邮编
     提供全国各地市、县的长途区号以及全国各地市、县的邮政编码；

3.2.2 新闻资讯管理
新闻资讯是网站的主要功能。管理网站发布的各种资讯，包括历史资料、热点新闻、政策资讯、生活潮流、设计新知、产品新知、政策条例、公告等。

由于新闻发布系统的即时性要求很高，因此新闻系统采用动态网页进行内容发布；把存储在资料库中的新闻的内容通过动态网页技术在网站上向所有用户或部分用户提供。

同时，新闻系统提供两方面的查询：一部分是最新的新闻，另一部分是历史新闻记录。

新闻系统通过与网站信息发布系统的连接，可实现新闻内容的自动发布。

网站资讯采集人员通过网站资讯发布系统的新闻发布功能，把新闻资讯录入新闻资料库。而网上新闻系统则把新闻资料库中的内容自动地发布到网站上。

网上新闻系统可以连接网站的全文检索引擎，提供对新闻内容的全文检索的能力。

根据网站的新闻来源与类型对新闻系统进行管理。

3.2.3 论坛系统
提供如下论坛服务：

• 价格市场
• 就业情报
• 意见交谈
     系统为网站用户提供一个发表文章和阅读文章的空间。通过论坛系统，建立起网站的虚拟社区，让所有用户能够在网站上进行交流。
• 通过论坛系统发布价格、就业等信息；
• 依据专题、时间、发布人等对论坛信息进行查询；
• 通过论坛查询注册用户资料；
• 对论坛文章内容进行关键字过滤；
• 可就论坛信息进行跟贴、讨论；
• 提供论坛热门话题统计、热门讨论组排行榜；
• 可通过版主管理论坛信息进行过滤，删除信息，或恢复被删除的信息；
• 网站管理人员可通过授权，设定注册用户成为版主；
• 论坛精华区的设置。

3.2.4 邮件列表
网站提供新闻电邮的免费订阅服务。
邮件列表系统是一个实现用户网上订阅电子邮件、电子杂志的系统。

• 网站将通过邮件列表管理，用户可自行订阅
• 用户可以使用订阅、查询、退订、修改邮件地址等服务

3.2.5 交互服务
网站提供网上交互便民服务，设立投诉热线和建议箱。老百姓可以通过上网的渠道来表达意见，参与政策的制订，甚至可以给国家领导人发电子邮件。老百姓也可以要求政府及时帮助市民解决问题。

• email方式将建议与投诉信息发送至邮箱；
• 收到建议与投诉email后自动回复；
• 将处理后的结果回复市民；
• 查询处理结果；
• 统计打印。

3.2.6 特殊服务
系统还可以提供身份识别等特殊服务。

3.2.7 个性化设置
针对每个人所处的岗位和习惯喜好提供个性化服务，对应用系统首页上出现的内容及这些内容出现的顺序和布局进行定制。

主页上的资讯根据用户自选的优先顺序显示。可作下列定制：

公文目录：可定制显示不同的目录。

文档资料：可定制不同的资料库内容。

个性化亲切问候：针对该用户的信息，在首页上显示问候语句。

新闻电子刊物：可定制显示系统提供的新闻电子刊物的情况，包括本期电子刊物的标题、文章摘要。

搜索引擎：可定制显示搜索引擎，用户可搜索内部信息，也可直接搜索Yahoo等知名搜索引擎的信息。

个性化预约：改变人去发现信息的传统方式，系统自动提供所需信息。可以预约互联网上的信息，政府网上的信息。用户可根据个人需求方便调整预约扫描的对象，时间间隔以及删除方式。

3.2.8 内容管理和发布
提供在后台进行内容管理和资讯发布的能力。网站的资讯采集人员能够方便地把资讯输入到网站上。

为了有效地使用网上信息资源，用户对有效的内容管理的要求包括：

• 及时的内容更新
• 内容更新自动通知机制
• 信息历史状态跟踪
• 方便的信息导航
• 合理的安全控制机制
• 全文搜索能力
• 有效的文档链接
• 灵活方便的内容创作
• 支持多语言（包括简、繁、英文内容）

用户同时需要一个统一的信息门户，可以通过这个门户导航到系统当中各种各样的信息，内部办公自动化系统、知识库、讨论组，电子邮件等。

资讯发布流程如下：

第一步：内容录入者可以通过拖放、点击网页，提交编辑，删除资讯。

第二步：内容录入者通过网络表格，将各应用提交到文件中。

第三步：网站编辑对资讯进行再修改、审核，并批准发布该内容。

第四步：网站管理员在层次服务器上分发需供浏览的内容，然后安全、可靠、迅速地发布至各个目的网站服务器或网页区间。

基本信息发布功能包括：

• 信息分类
• 新闻信息发布
• 网站更新内容在一个What is new页面上自动发布
• 电子刊物的发布
• 上传至一台服务器后，多台服务器同步更新

基本信息更新功能包括：

• 网站日期、时间自动更新
• 天气情况更新
• 新闻内容的自动更新
• 股票行情的自动更新
• 广告更新

信息更新的分层管理功能包括：

• 每个栏目都应具备基本信息更新功能
• 根据每个栏目制作者，给予不同更新层面及权限

3.2.9 全文检索
全文检索系统提供对全站的所有信息进行搜索的功能。用户可根据关键词和不同的类目，对所需信息进行搜索。站内搜索系统提供对信息进行多种类型检索的支持，对内部的主要信息提供搜索功能。由于系统信息的存储方式有两种，即文件系统的静态HTML和装入数据库的信息，因此系统采用两种搜索引擎，一种是对文件系统的全文检索功能，一种是针对数据库系统的全文检索功能。

3.3 多媒体子系统
3.3.1 视频广播
实现视频广播、新闻广播、会议广播，提供新闻等视频资料的广播，还可结合资料库，介绍最新资料。

3.3.2 声讯服务
为社会提供政策法规咨询。这是通过计算机与电话自动完成。

本系统给用户语音提示，引导用户按提示逐步选择要查询的政策法规分类项目、反映问题等等。该系统处理后，以语音方式给出结果。

3.3.3 多媒体提示
系统对邮件、预约等相关工作，可设定以音乐、视频等方式提示用户；对于紧急邮件可转为传呼/中文短消息通知用户。

3.3.4 触摸屏查询
根据政策法规的分类，引导来访人员查询相关的政策法规。

3.4 辅助决策子系统
辅助决策子系统是政府办公系统的延伸，辅助决策子系统通常是在解决政府办公业务子系统不能解决的问题。辅助决策子系统通过向用户提供灵活报表、随机查询、OLAP（在线分析处理）和数据挖掘的功能，最终帮助用户从数据中发现规律，预测发展趋势，并且辅助用户做出正确的决策，指导组织的发展方向。

3.4.1 统计报表

• 对政府办公数据进行统计分析，结果可以按要求的格式生成报表；
• 实现规定的各种报表；
• 灵活定制各种报表。

3.4.2 综合分析

• 行政管理分析与预测：对经济、环境治理、人口、就业、社会保险、安全生产等各种情况进行分析和预测。
• 政策分析决策：分析各项政策的执行情况、效果，提供政策参考。
• 突发事件分析决策：分析突发事件产生的原因、后果。

3.5 数据交换平台
数据交换平台定义并实现政府各内部应用系统、下属机构应用系统以及银行之间的进行数据交换的协议、格式等标准，真正实现政府数据的电子化管理。

3.6 监控和维护子系统
监控和维护子系统包括系统监控和维护两部分内容。

系统监控主要用于监控政府办公系统的提供的各项服务功能、用户的工作状态等，以便系统管理员管理配置系统的服务功能，领导监督工作人员的工作。

系统维护用于系统的配置及维护管理，通过操作维护简单快捷的维护界面可以帮助管理员轻松地管理系统上的不同应用。

3.6.1 系统服务监控
监控系统提供的各项服务是否正常工作、空闲或错误。

3.6.2 用户状态监控
查看系统中各用户、操作员的当前操作情况。

3.6.3 系统配置
配置系统的各种系统参数和应用参数。

• 系统参数配置；
• 流程配置：可以根据自己的需要，方便地定义与自己工作相符合的流程，以适合自己的需要。
• 时限维护：设定一些关键数据类的报警界限，让其可维护，以便当某些数据发生时，可以提示业务人员引起重视；对有关各类公文流转时的时间规定与流程进行维护，以适应公文流转规定的变化。

3.6.4 用户及权限管理
用于添加、修改、删除、查询、统计用户的信息，设置、暂停用户的访问权限，密码修改等。具体包括：

• 建立角色、用户并设置其属性；
• 单个、批量或按条件修改用户的属性；
• 单个、批量或按条件删除用户；
• 查询角色、用户的属性；
• 修改用户口令；
• 设置角色、用户的权限（可处理的业务类型、可访问的数据等）；
• 设置角色、用户的状态。

3.6.5 字典管理
字典管理用于管理各种字典，主要包括代码字典和数据字典两类。具体包括字典的录入、修改、删除、查询、打印等操作。

3.6.6 数据管理
数据管理用于导入/导出、备份/恢复系统的数据。具体包括：

• 导入数据；
• 导出数据；
• 备份指定数据；
• 恢复指定数据。

3.6.7 日志管理
日志管理用于查询、打印、删除、统计分析和备份各种日志。

3.7 在线帮助子系统
在线帮助可以体现岗位培训及业务操作导航的功能，主要包括联机帮助、地图和导航。该子系统在其他子系统中有相应的连接可以提供不同的帮助。

• 提供联机帮助功能，可随时得到系统使用的说明；
• 提供系统地图，建立应用结构和内容组织方式，了解系统各项服务；
• 可通过系统地图的自动连接功能点击相关的服务，启动服务；
• 采用路标等方法，是使用者在每一个页面都能清楚知道自身处于的位置。

4.系统的特点
政府办公系统不论从管理模式，还是从许多业务的操作流程上，都不是现有系统的简单模仿，它将具有一个稳定实用的、技术上先进的、应用灵活的、安全的、高效、易于操作及维护的、人－机最佳结合的新模式。

4.1 应用特点
4.1.1 全面性
  政 府办公系统在横向上覆盖了政府办公的全部主要业务，利用数据库与计算机网络技术对政府办公业务实现全面的计算机管理，达到政府办公业务处理全过程的计算机 化，从根本上改变了政府办公在信息管理上分散处理、难于沟通的现状，实现了信息和数据的共享，充分保证数据的一致性、及时和准确性。

在纵向上，政府办公系统要建立从政府办公业务处理层，到信息服务层和办公辅助决策层的多层信息处理框架，实现真正意义的信息管理。

4.1.2 规范性
规范的数据接口：为保证政府办公系统的信息一致性及实效性，系统内部模块之间、政府办公系统与政府其它系统之间都可以采用统一的数据接口，便于数据共享。

规范的流程：系统业务流程的设计对事不对人，按业务的自身固有规律制定业务流程，减少重复和交叉，以提高工作效率。

统一的界面：系统采用全浏览器界面，操作界面统一、规范，操作简单、方便，易于安装、测试和升级。

4.1.3 灵活性
服务功能可定制：系统的各项服务功能可以方便地开启和关闭。

工作流可配置：在业务处理上，导入工作流设计概念，可以进行业务工作流程的自行设计。

参数可配置：数据输入输出格式的可设置，支持未来发展的需要。

预警通知方式可配置：可设置通过email、短信、电话、传真等多种方式发布预警通知消息。

报表格式可调整：可以调整报表的显示打印格式。

4.1.4 实用性
支持远程办公：可以通过手提电脑、Windows CE设备（例如掌上电脑、机顶盒）、PDA、手机等远程或无线办公。

支持应用分布：数据和应用系统可以集中，也可以分布。

支持远程管理：支持远程维护和管理，可以随时监控平台的工作状态。

方便的工作授权：只要允许，操作人员可以将本人的权限授权给其他人和收回授权。

4.2 技术特点
4.2.1 安全性
系统的安全和稳定直接关系到政府的形象。政府办公系统采用安全的权限管理手段，为各层次、各种身份的操作人员设置专用的操作权限，可操作权限范围内的各种功能。

另外，系统还使用多层防护措施防范攻击者来保护本地系统，每一个守护进程都能以低权限运行，在网络和安全敏感的本地投递程序之间没有直接的路径——一个攻击者必须首先突破若干个其他的程序，才有可能访问本地系统。系统在输出发送者提供的消息之前会首先过滤消息。

提供了完善的日志功能，可以记录数据处理全过程。

4.2.2 可靠性
系统运行的可靠性依赖于主机系统、网络系统、数据库系统和应用软件系统的可靠性，所以本系统既要支持高可靠性的产品与技术，又要提供全面的监视和控制功能，充分考虑异常时的应变和容错能力。

系统设计上实现了程序在过量负载情况下仍然保证程序的可靠性。当出现系统没有可用空间或没有可用内存的情况时，系统就会自动放弃，而不是重试使情况变得更糟。

为了保证可靠性，政府办公系统只有在业务数据被正确地保存后才返回处理成功的结果，这样即使在数据保存过程中发生系统崩溃或断电等情况，也可以保证数据不被丢失。

政府办公系统具有自动备份功能，可以有效地保护政府办公数据。

所有运行政府办公系统的服务器可以组成群集，任何一台的故障都不会影响整个系统的工作，从而保证系统可以提供不间断服务。

应用软件的开发采用全面质量管理，软件的质量得到可靠的保证，也提高了整个系统的可靠性。

4.2.3 先进性
系统采用基于J2EE的三层B/S结构，可以实现多机并行处理的负载平衡和多机容错，确保系统的稳定性和扩充性。

采用面向对象和组件技术，各项业务可以对独立工作，也可以相互协作，提高了软件适应变化的能力，以及软件的自动重组能力，为以后的升级维护提供很大的方便。

4.2.4 可伸缩性
可伸缩性是指可根据实际的需求，系统可被方便地裁减和灵活的扩充，使系统能适应变化和新情况。政府办公系统可以移植到任何系统平台上运行，而不需要做任何修改。政府办公系统的可伸缩性主要表现以下几个方面：

1、支持并行处理。由于采用了多线程技术，可以有效地支持并行处理。

2、支持分布处理。系统的各种软件可以分布在网络的任何位置运行。

3、支持政府办公系统运行的计算机种类和档次不受限制。

4、支持政府办公系统运行的操作系统不受限制。

5、可以在混合系统平台上运行。